Sicherlich haben viele von Ihnen bereits über die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 gehört. Nur welche Inhalte eine E-Rechnung nach der Neudefinition zum 1. Januar 2025 zu enthalten hat und in welchem Format eine E-Rechnung auszustellen ist, ist für viele Steuerpflichtige bis heute, knapp zwei Monate vor Beginn der E-Rechnungspflicht, immer noch unklar. Dieser Blogbeitrag bespricht die wesentlichen Neuerungen/Änderungen aufgrund der E-Rechnungspflicht. 

Zunächst einmal ist anzumerken, dass die E-Rechnungspflicht alle Umsätze betrifft, welche nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. Darüber hinaus gilt, dass die E-Rechnungspflicht ausschließlich Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Bereich) betrifft. Folgende Umsätze sind jedoch, auch im B2B-Bereich, von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:

  1. Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind (z.B. Umsätze von Ärzten, Vermietung von Wohnungen an Privatpersonen, Umsätze von Versicherungsunternehmen)
  2. Kleinbetragsrechnungen bis € 250,00 (§ 33 UStDV)
  3. Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV)

Als E-Rechnungen i.S.d. Umsatzsteuergesetzes (UStG) werden ab dem 1. Januar 2025 nur noch Rechnungen verstanden, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sind, übermittelt und empfangen werden und deren spätere elektronische Verarbeitung möglich ist. Als zulässige Rechnungsformate hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 u.a. die XRechnung und das Format „ZUGFeRD“ zugelassen. Inwieweit auch andere Rechnungsformate Ihrer aktuellen Rechnungsausstellungssoftware die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, sollte in jedem Fall frühzeitig mit dem jeweiligen Softwareanbieter abgestimmt werden. Der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung muss in jedem Fall sämtliche Pflichtangaben nach den §§ 14, 14a UStG enthalten.

Bereits ab dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer imstande sein, zumindest den Empfang von E-Rechnungen zu gewährleisten. Darüber muss eine Unveränderbarkeit der empfangenen E-Rechnungen, z.B. durch Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, sichergestellt werden. Die o.g. Pflichten gelten auch dann, wenn ausschließlich Leistungen an Privatpersonen (z.B. Frisörbetriebe, Kioske, Restaurants o.ä.) erbracht werden. Andernfalls wird es nicht mehr möglich sein, Vorsteuerbeträge aus den bezogenen Leistungen geltend zu machen, soweit die Leistungen mittels E-Rechnung abgerechnet wurden. Für den Empfang von E-Rechnungen ist es ausreichend, wenn der Unternehmer ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt, an welches die E-Rechnungen versandt werden können.

Der Rechnungsempfänger hat keinen Einfluss darauf, ob der Rechnungssteller über E-Rechnungen abrechnet oder eben nicht.

Soweit Verträge als umsatzsteuerliche Rechnungen (insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen, wie Mietverträgen) gelten, sind folgende Besonderheiten zu beachten:

  1. Bei neu abgeschlossenen Verträgen ist grundsätzlich nur für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, welche den Vertrag als erläuternde Anlage enthält.
  2. Soweit sich Änderungen in den Verträgen mit umsatzsteuerlicher Relevanz (z.B. Mieterhöhungen) ergeben, ist erneut eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum zu stellen, ab welchem die Änderungen gelten. Der E-Rechnung ist ergänzend der Nachtrag zum Vertrag beizufügen, aus welchem sich die Änderungen ergeben.
  3. Für Verträge vor dem 1. Januar 2027 besteht keine Verpflichtung, eine ergänzende E-Rechnung auszustellen, sofern sich die umsatzsteuerlich relevanten Vertragsinhalte, insbesondere die Höhe des Entgelts, zwischenzeitlich nicht geändert haben.

Hinsichtlich der Ausstellung von E-Rechnungen gelten folgende Übergangsvorschriften bis zum 31. Dezember 2027:

  1. Die Stellung von Rechnungen in Papierform bleibt bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin zulässig.
  2. Mit Zustimmung des Empfängers können Unternehmer alternativ bis zum 31. Dezember 2026 ihre Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z.B. Word, Excel, PDF) ausstellen.
  3. Im Kalenderjahr 2027 dürfen nur noch alle Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als € 800.000,00 ihre Leistungen weiterhin wie unter 1. und 2. beschrieben abrechnen.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt schlussendlich ausnahmslos für alle Unternehmer ab dem 1. Januar 2028.