Bereits in unserem Blogbeitrag vom 30. Oktober 2024 informierten wir über die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025. Etwa zweieinhalb Monate nach Einführung der E-Rechnung stellen sich viele Unternehmen immer noch die Frage, wie sie ihre steuerlichen Pflichten in Bezug auf Empfang, Archivierung und Ausstellung von E-Rechnungen ordnungsgemäß zu erfüllen haben. Der nachfolgende Blogbeitrag klärt die wichtigsten praxisbezogenen Fragen zu diesem Thema.

Zusammenfassend sei nochmals erwähnt, dass die E-Rechnungspflicht ausschließlich Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Bereich) betrifft. Als E-Rechnungen werden nur noch Rechnungen verstanden, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sind, übermittelt und empfangen werden und deren spätere elektronische Verarbeitung möglich ist. Als zulässige Rechnungsformate hat die Finanzverwaltung u.a. die XRechnung und das Format „ZUGFeRD“ zugelassen. Der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung muss in jedem Fall sämtliche Pflichtangaben nach den §§ 14, 14a UStG enthalten.

Die Übermittlung und der Empfang von E-Rechnungen erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg. Insbesondere der Versand per einfacher E-Mail und die Einstellung der E-Rechnungen in elektronische Rechnungsplattformen sind hierbei am Gewöhnlichsten. Vor dem Versand von E-Rechnungen sollte das Übermittlungsverfahren mit allen B2B-Kunden abgestimmt und möglichst vereinheitlicht werden, um insoweit die Prozesse des eigenen Unternehmens zu optimieren.

Die Archivierung der E-Rechnungen hat in der Form zu erfolgen, dass der strukturierte elektronische Datensatz zu keinem Zeitpunkt verändert werden kann. Die E-Rechnung muss also während der gesamten Archivierungsdauer in der Form aufrufbar sein, in welcher das Unternehmen sie ursprünglich erhalten hat. Hierfür genügt es, eine revisionssichere Archivierung der per E-Mail empfangenen E-Rechnungen sicherzustellen. Bekannte Anbieter, wie STRATO, IONOS, Microsoft Exchange und MailStore, bieten entsprechende kostengünstige Softwarelösungen an. Wer bereits über Buchhaltungsprogramme, wie DATEV, ADDISON, Lexware etc., seine Ausgangsrechnungen bzw. die Buchführung hierüber erstellt, findet entsprechende Softwarelösungen zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen regelmäßig direkt beim gleichen Softwareanbieter.

Für die Erstellung von Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen bestehen zwei Möglichkeiten:

  1. Die Rechnungen werden bereits über eine Fakturasoftware (z.B. Lexoffice, Lexware, Sevdesk, WISO o.ä.) erstellt. Entsprechende Softwareanbieter bieten regelmäßig bereits eigene Lösungen zur Erstellung von E-Rechnungen an.
  2. Die Rechnungen werden anderweitig, z.B. per Word, Excel oder handschriftlich, erstellt. In diesem Fall bestehen folgende Umstiegsmöglichkeiten hin zur E-Rechnung:

a) Umstieg auf eine kostenpflichtige Fakturasoftware (s. 1.)

b) Umstieg auf E-Rechnungsplattformen, z.B. von DATEV, b2brouter und orgaMAX

c) Umstieg auf andere Internetseiten, mit welchen E-Rechnungen generiert werden können, z.B. PDF24 Tools / E-Rechnung erstellen, Zoho Invoice, Jotform o.ä.

Im Ergebnis bleibt festzuhalten, dass die Umstellung auf E-Rechnungen erhebliche Chancen für alle Unternehmen bietet. Durch die Erstellung von E-Rechnungen werden Ressourcen, wie Papier, Toner und Porto, gespart. Die Archivierung der E-Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die automatisierte Anbindung an die Buchhaltungssoftware führen dazu, dass Mitarbeiter effektiver im operativen Geschäftsbetrieb eingesetzt werden können. In Bezug auf die Erstellung der Buchführung durch einen externen Buchhalter oder Steuerberater kommt noch eine Kostenersparnis hinzu, sobald die Erstellung der Buchhaltung durch die automatisierte Verbuchung der E-Rechnungen mit einem niedrigeren Zeitaufwand verbunden ist.

Auch wenn alle E-Rechnungspflichten erst spätestens zum 1. Januar 2028 in Kraft treten werden, ist eine Umstellung der Prozesse hin zu mehr Digitalisierung und Automatisierung inkl. Erstellung der E-Rechnungen bereits jetzt sinnvoll. In diesem Zusammenhang sollten auch alle Lieferanten dazu aufgefordert werden, bereits jetzt ausschließlich E-Rechnungen zu erstellen.