Unternehmen sehen sich häufig für dieselben Zeiträume mehreren steuerlichen Prüfungen ausgesetzt. Da gibt es die reguläre Betriebsprüfung, die technisch korrekt steuerliche Außenprüfung heißt. Daneben kann es eine Umsatzsteuersonderprüfung, eine Umsatzsteuernachschau oder eine Lohnsteuerprüfung geben. Und natürlich können sich auch Prüfer der Sozialversichungsträger ansagen. Dies führt bei Unternehmen nicht nur zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand. Auch die steuerlichen Belastungen können erheblich sein.

Die Zielrichtungen der einzelnen Prüfungen sind außerordentlich unterschiedlich. Und damit kann es ohne weiteres Prüfungsergebnisse zum gleichen Sachverhalt geben, die sich manchmal sogar zu widersprechen scheinen. Folgender Beispielsfall macht deutlich, worum es geht:

Anfang 2010 kommt ein Lohnsteuerprüfer zu einem Transportunternehmen (einer GmbH), um die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter für den Zeitraum Januar bis Dezember 2009 zu prüfen. Er prüft in diesem Zusammenhang die Reisekosten der LKW-Fahrer. Diese betragen insgesamt € 20.000. Er akzeptiert grundsätzlich die Reisekostenaufstellungen der Fahrer und die dazu gehörenden Kassenaufzeichnungen. Allerdings stellt er fest, dass den LKW-Fahrern Auslagen ersetzt wurden, die über den steuerlich zulässigen Höchstwerten liegen. Er schätzt einen pauschalen Betrag von € 2.000 hinzu, den das Unternehmen pauschal versteuert.

Im Jahr 2011 kommt ein (regulärer) Betriebsprüfer, der das Unternehmen für die Jahre 2007 bis 2009 prüft. Im Rahmen der Betriebsprüfung stellt er fest, dass die Reisekostenabrechnungen 2009 der Fahrer formal nicht ordnungsgemäß sind. Insbesondere haben die LKW-Fahrer erst im Nachgang, nämlich bei Durchführung der Betriebsprüfung, durch Unterschrift bestätigt, entsprechende Auslagen erhalten zu haben. Der Betriebsprüfer lässt deshalb die gesamten Reisekosten in Höhe von € 20.000 nicht als Betriebsausgaben zum Abzug zu. Der steuerliche Gewinn des Jahres 2009 wird um diesen Betrag erhöht und unterliegt der Körperschaftsteuer, dem Solidaritätszuschlag und der Gewerbesteuer. Jeglichen Hinweis auf die Feststellungen des Lohnsteuerprüfers, der die Reisekostenabrechnungen formal nicht beanstandet hatte, hält der Betriebsprüfer für die eigenen Feststellungen nicht für bindend.

Jeder Geschäftsführer oder Unternehmer, dem dies zum ersten Mal passiert, wird seinen Berater fragen, ob dies denn richtig sein kann.

Um zu verstehen, was hier eigentlich geschehen ist, muss man folgendes wissen:

  • Die verschiedenen Prüfer verfolgen unterschiedliche Ziele. Unser Lohnsteuerprüfer ist dafür zuständig, die Richtigkeit der Lohnabrechnungen festzustellen und damit die korrekte Höhe der Lohnsteuer zu ermitteln. Im Ergebnis prüft er die richtige Versteuerung der Bezüge der Mitarbeiter. Der Betriebsprüfer hingegen prüft die steuerlichen Belange des Unternehmens. Dabei geht es um die korrekte Ermittlung des steuerlichen Gewinns und beispielsweise der Umsatzsteuer. Sein Fokus liegt auf dem Unternehmen und nicht dessen Arbeitnehmer.
  • Trotz dieser Unterschiede müssten aber beide Prüfer bei der Beurteilung der formalen Richtigkeit von Reisekostenabrechnungen eigentlich zum selben Ergebnis kommen. Tun sie aber nicht; vielleicht auch deswegen, weil sie nicht nur unterschiedliche Sichtweisen haben sondern auch unterschiedliche (fiskale) Interessen verfolgen.
  • Und der Betriebsprüfer ist in der Regel auch nicht an die Feststellungen des Lohnsteuerprüfers gebunden. Im Ergebnis kann er eine Prüfungsfeststellung treffen, die der Einschätzung eines Vorprüfers vollkommen entgegen läuft.

Der Fall zeigt neben dem überraschenden Ergebnis, dass Prüfer Sachverhalte unterschiedlich beurteilen können, noch etwas anderes. Die formalen Anforderungen sollten möglichst genau eingehalten werden. Und dies hat zeitnah zu erfolgen. Spätere Berichtigungen und Korrekturen bergen immer die Gefahr, dass sie wegen einer allgemeinen Forderung nach zeitnaher Verbuchung oder zeitnaher Dokumentation steuerlich nicht anerkannt werden.

Der vorliegende Fall ist auch deshalb bemerkenswert, weil weder in den Steuergesetzen noch dazu ergangenen Durchführungsverordnungen abschließend bestimmt wird, welche Bestandteile eine Reisenkostenabrechnung eigentlich enthalten muss.

Reisekostenabrechnungen sollen von den Arbeitnehmern erstellt werden. Diese sollten stets folgende Angaben enthalten:

  • Name des Arbeitnehmers
  • Zeitraum der Reise (einschließlich Zeitpunkt der Abreise und Ankunft)
  • Ort/Orte/Route der Reise
  • Grund der Reise (Kunde/Lieferant/Veranstaltung)
  • Verauslagte Kosten (mit den jeweiligen Belegen)
  • Verpflegungsmehraufwendungen (aufgeteilt nach Ländern und entsprechenden Pauschbeträgen x Anzahl der Tage)
  • Übernachtungspauschalen (Aufteilung nach Ländern)
  • Eventuelle Kürzung für Frühstück oder andere Mahlzeiten
  • Gesamtbetrag der Reisekostenabrechnung
  • Unterschrift des Arbeitnehmers, dass das Geld ausgezahlt worden ist (bei Barzahlungen)

Diese Reisekostenabrechnung sollte bei Barauszahlung in den Kassenbelegen bzw. auf jeden Fall bei den Lohnunterlagen des Arbeitnehmers aufbewahrt werden.