Im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit ist dieses Thema für alle Unternehmen von zunehmend größerer Bedeutung. Das Wort „Compliance“ (englisch Befolgung) steht für die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien. Im Zusammenhang mit der Antiterror-Verordnung der EU (EG 881/2002 und 2580/2001) bedeutet dies die verpflichtende Prüfung aller Geschäftspartner gegen die Terrorlisten der EU, zusätzlich kann auch die Prüfung gegen Listen der USA und Japan nötig sein.
Die Sicherstellung der Prüfung wird verstärkt Bestandteil von Auftragserteilungen und Ausschreibungen oder ist bspw. für den AEO (Zugelassener Wirtschaftbeteiligter) vorgeschrieben. Fast alle Unternehmensprozesse sind betroffen, unter anderem z.B. Vertrieb, Distribution, Einkauf oder Personal (Mitarbeiter, Bewerber). Bei Verstoß folgen strafrechtliche Ermittlungen gegen das Unternehmen, die Geschäftsleitung oder den verantwortlich Handelnden. Maßgebliche Strafvorschriften sind § 34 Abs. 4 Nr. 2, Abs. 6, Abs. 7 und Abs. 8 des Außenwirtschaftsgesetzes (AGB).
Wie können Unternehmen dieser neuen Verpflichtung nachkommen?
Die Europäische Union hat eine Datenbank erstellt, welche sämtliche Personen, Organisationen und Vereinigungen enthält, gegen die Finanzaktionen angeordnet werden. Daraus abgeleitete Listen werden im Bundesanzeiger veröffentlicht – sie werden fortlaufend aktualisiert und angepasst. Ohne IT-Unterstützung ist somit eine verlässliche Prüfung kaum möglich.
Darüberhinaus ergeben sich weitere Fragen, zum Beispiel: Welche Daten werden wann geprüft (Erstkontakt-, Stammdaten etc.)? Was geschieht bei einem Treffer und wem ist das Ergebnis mitzuteilen? Wer entscheidet über Weiterführung oder Abbruch des Geschäftsvorganges? Wie muss der Vorgang dokumentiert werden? Diese und weitere Fragen können Unternehmen u.a. mit Unterstützung vom Zoll und mit spezialisierten Software Providern klären.
Autor: Percy Spiller(Beratung und Vertrieb), dbh Logistics IT AG; percy.spiller@dbh.de, www.dbh.de
Hallo Herr Spiller,
wie kommen eigentlich Personen oder Organisationen von der Liste herunter, wenn sie fälschlicherseits darauf geraten sind?
Und wie kann man Menschen mit sehr gewöhnlichen Namen identifizieren? Harald Schmidt ist ein schönes Beispiel. Davon gibt es Hunderttausende. Und ich denke, dass es entsprechende Namen auch in anderen Sprach- und Kultukreisen gibt.
Und noch etwas. Muss ich als kleiner Arbeitgeber immer auf die Liste schauen, wenn ich eine Neueinstellung vornehme?
Interessante Aussagen finden sich auch in einem aktuellen Fachartikel von Nave/Zeller in BB 2012, 131:
„Corporate Compliance in mittelständischen Unternehmen“
Hier einige Kernaussagen für den Mittelstand, denen nur uneingeschränkt zugestimmt werden kann:
– Mangel an wirksamen Regeln und Prozessen
– Fehlen entsprechenden Know Hows
– Verantwortlichkeiten unzureichend geregelt
– Anbindung an Geschäftsführung führt zu Interessenkonflikten
– Scheu vor Kostenbelastung
– Ausblendung von Haftungsfragen für andere Mitarbeiterebenen (außer Geschäftsleitung)
– strafrechtliche Konsequenzen aus Korruptionsbekämpfungsregeln
Die Aussage, dass die Reparatur von Fehlentwicklungen, die Beseitung von Fehlern und die Rechtsberatungskosten bei der Verteidigung in Strafverfahren häufig um ein Vielfaches über den Kosten der Implementierung eines wirksamen Systems liegen, ist so war und wird genauso regelmäßig ausgeblendet:
„Es wird schon gut gehen.“ Tut es häufig aber nicht.
Um als Person oder Organisation von einer der Listen entfernt zu werden, ist ein Antrag bei der entsprechenden Organisation bzw. dem Land zu stellen.
Dieser Vorgang ist nicht standardisiert und unterscheidet sich je nach Organisation bzw. Land.
Die Prüfung einzelner Namen (Bsp. Harald Schmidt), kann nur durch eine Qualifizierung des Namens erfolgen. Eine effektive Prüfung wird nur mit Hilfe von verschiedenen Kriterien (Name, Straße, Postleitzahl, Land) durchgeführt werden können. Hierdurch wird die Trefferquote eingegrenzt.
Compliance-Prüfungen sind unabhängig von der Unternehmensgröße. Sie sind z.B. vorgeschrieben für den zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten und betreffen auch den Unternehmensbereich Personal (Bsp. Neueinstellungen).