Die formalen Anforderungen im Umsatzsteuerrecht werden immer größer. Und Fehler in diesem Bereich führen bei den Beteiligten häufig zu erheblichen steuerlichen Risiken. Nunmehr ist der Formalismus auch auf die Gutschrift ausgedehnt worden. Eine Gutschrift muss seit dem 30. Juni 2013 auch als solche bezeichnet werden.

Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist ein Abrechnungspapier, mit dem der Leistungsempfänger über die Leistungen eines leistenden Unternehmers abrechnet. Nicht hierunter zu verstehen ist die sogenannte kaufmännische Gutschrift. Diese liegt vor, wenn das leistende Unternehmen eine Entgeltminderung nach vorangegangener Rechnungstellung gewährt und hierüber eine (Teil-)gutschrift erteilt. Nicht hierunter fällt auch die Abrechnung von Boni. Die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist also nichts anderes als eine Rechnung, die der Empfänger einer Lieferung oder sonstigen Leistung erstellt. Typische Beispiele für solche Gutschriften sind Provisionsabrechnungen, in dem gegenüber Vermittlern vom Geschäftskunden abgerechnet wird.

Seit dem 30.06.2013 müssen entsprechende Abrechnungspapiere einen Hinweis erhalten, dass es sich um eine Gutschrift handelt. Zulässig düfte auch der englische Begriff self-billed invoice sein. Nicht zulässig dagegen düften Bezeichnungen wie credit note oder Eigenfaktura sein.

Fehlt auf dem Abrechnungspapier das Wort Gutschrift, entfällt für den Aussteller der Gutschrift der Vorsteuerabzug. Diese Rechtsfolge kann er zwar durch eine nachträgliche Änderung des Abrechnungspapiers beseitigen. Das Zinsrisiko verbleibt aber bei ihm. Außerdem ergibt sich natürlich ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand aus Berichtigung von Rechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen und Neuverbuchung in der Finanzbuchhaltung.

Noch nicht endgültig geklärt ist, welche umsatzsteuerlichen Konsequenzen sich ergeben, wenn man eine kaufmännische Gutschriften weiterhin als Gutschriften bezeichnet. Es ist zu empfehlen, diese in Zukunft Kaufmännische Gutschrift zu nennen.

Ein Problem ist auch, dass der Empfänger der Gutschrift dieser widersprechen kann. Damit verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung und der Vorsteuerabzug entfällt aber dem Zeitpunkt des Widerrufs. Die Widerrufsfrist beträgt im Extremfall drei Jahre. Der Empfänger kann der Gutschrift auch dann widersprechen, wenn diese formell und materiell richtig ist. Unternehmen, die im laufenden Geschäftsverkehr regelmäßig per Gutschrift abrechnen, ist zu empfehlen, mit den Gutschriftschriftempfängern klare Vereinbarungen zu treffen, wann und unter welchen Bedingungen ein Widerruf erfolgen darf.

Hinweise:

  1. Unternehmen sollten bei Rechnungskorrekturen (kaufmännischen Gutschriften) nicht mehr das Wort Gutschrift verwenden.
  2. Die Rechnungseingangskontrolle erhält zusätzliche Aufgaben. Sie muss in Zukunft prüfen, ob entsprechende Abrechnungspapiere das Wort Gutschrift enthalten. Gleichzeitig müssen sie aber auch prüfen, ob bei kaufmännischen Gutschriften das Wort Gutschrift fälschlicherweise verwendet wird.