Nachdem die Steuererklärung abgegeben, der Steuerbescheid ergangen ist und das Finanzamt so veranlagt wie erklärt wurde, neigen Steuerpflichtige schnell dazu, mit dem Gedanken zu spielen, alle relevanten Unterlagen entsorgen bzw. vernichten zu wollen.

Hierbei gibt es aber viele verschiedene Voraussetzungen zu beachten, wann die Unterlagen tatsächlich entsorgt werden können.

Für die Gewinneinkunftsarten (Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb und selbständige Arbeit) und insbesondere für Unternehmen ergibt sich aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch eine Aufbewahrungsfrist aller Unterlagen von mindestens 10 Jahren.

Steuerpflichtige, deren Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als € 500.000,00 im Jahr betragen, sind gesetzlich dazu verpflichtet bestimmte Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht bindet einen anschließend auch solange bis die Einkünfte fünf Jahre hintereinander den Betrag von € 500.000,00 nicht überschritten haben. Bei Ehegatten und eingetragenen Lebenspartnerschaften gilt diese Vorschrift weiterhin nur für den einen Steuerpflichtigen.

Auf Handwerkerrechnungen steht immer, dass diese Rechnung zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Sobald diese sich jedoch auf ein Unternehmen oder auf eine der o.g. Überschusseinkünfte beziehen, gelten für die Steuerpflichtigen wiederum die o.g. längeren Aufbewahrungsfristen.

Für alle Personen außerhalb dieses Kreises gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten und -fristen.

Das Finanzamt fordert regelmäßig bereits nach Abgabe der Steuererklärung und vor Bekanntgabe des Steuerbescheides Unterlagen wie Spendenbescheinigungen oder die Nachweise zu den geltend gemachten Handwerkerleistungen an. Auch im Steuerbescheid selbst kann das Finanzamt diese Unterlagen noch anfordern. Es empfiehlt sich daher mindestens bis zu Bekanntgabe des Bescheides alle relevanten Steuerunterlagen aufzubewahren.

Wenn gegen den Bescheid Einspruch eingelegt werden soll, werden die Unterlagen ebenfalls noch benötigt.

Doch auch wenn das Finanzamt keine Unterlagen angefordert hat, ist noch auf bestimmte Besonderheiten zu achten. Ein Steuerbescheid ergeht häufig nicht direkt endgültig, sondern unter dem sog. „Vorbehalt der Nachprüfung“ oder „vorläufig“ hinsichtlich einzelner Aspekte. Dies bedeutet, dass das Finanzamt jederzeit Teile eines Bescheides oder den ganzen Bescheid unter bestimmten Voraussetzungen ändern kann.

Der Steuerbescheid ergeht jedoch in der Regel, auch wenn das Finanzamt nicht gesondert darauf hinweist, vier Jahre nachdem die Steuererklärung beim Finanzamt abgegeben wurde endgültig.

Unterlagen, die für längere Zeit bestimmt sind wie bspw. Mietverträge, sollten zumindest für die Dauer des Vertrages aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung darüber hinaus ist ebenfalls empfehlenswert bis die Verjährung eingesetzt hat.

Grundsätzlich ist somit eine Aufbewahrung der Steuerunterlagen von mindestens vier Jahren empfehlenswert, soweit gesetzlich nichts Anderes vorgegeben ist.

Vor Entsorgung der Steuerunterlagen sollte daher gründlich geprüft werden, ob diese tatsächlich schon entsorgt werden können. In Zweifelsfällen sollte vor Entsorgung ein steuerlicher Berater gefragt werden.

Gern stehen wir mit unserem Fachwissen und Erfahrungen für Fragen zur Verfügung.