Arbeitnehmer können Kosten für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung als Werbungskosten abziehen. Alternativ können Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern solche Kosten steuerfrei ersetzen. Sofern eine doppelte Haushaltsführung nicht vorliegt, können beruflich veranlasste Fahrt- und Übernachtungskosten nach den Grundsätzen für Auswärtstätigkeit abgesetzt oder erstattet werden.


Beruflich veranlasst ist eine doppelte Haushaltsführung dann, wenn ein Arbeitnehmer

  • an einem Ort einen eigenen Hausstand hat,
  • an einem anderen Ort beschäftigt ist und
  • am Beschäftigungsort wohnt.

Den eigenen Hausstand hat ein Arbeitnehmer dort, wo er seinen Lebensmittelpunkt hat. Ist der Arbeitnehmer verheiratet, ist der Lebensmittelpunkt in der Regel dort, wo der Ehepartner und gegebenenfalls die Familie wohnen. Aber auch ein nicht verheirateter Arbeitnehmer kann eine doppelte Haushaltsführung haben, wenn er am Heimatort seinen Lebensmittelpunkt beibehält. Den Lebensmittelpunkt am Heimatort behält er dann bei, wenn er sich dort außer während der Auswärtstätigkeit und Urlauben ständig aufhält.

Kosten für eine doppelte Haushaltsführung aus privaten Motiven können steuerlich nicht abgezogen werden. Ersetzt der Arbeitgeber solche Kosten, so ist die Kostenübernahme als Sachbezug lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Folgende Ausgaben können abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden:

Kosten der Wohnung am Beschäftigungsort

Abziehbar sind die Kosten für die Wohnung am Beschäftigungsort. Zu den Kosten gehören Mieten, Nebenkosten, Kosten für Versorger etc.

Die Kosten können voll abgezogen oder erstattet werden, wenn die Wohnung nicht größer als 60 Quadratmeter ist. Ist die Wohnung am Beschäftigungsort größer, können die Kosten nur anteilige abgezogen werden.

Familienheimfahrten

Abziehbar oder erstattungsfähig sind die Kosten für eine Familienheimfahrt pro Woche mit € 0,30 je Entfernungskilometer, also mit € 0,15 für Hin- und Rückfahrt. Alternativ können auch tatsächlich entstandene Kosten für Flug- oder Bahnfahrten angesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwendungen 

Für die ersten drei Monate der Abwesenheit von Familienwohnsitz oder Lebensmittelpunkt können folgende Pauschalen pro Tag abgesetzt werden:

  • mindestens 24 Stunden: € 24
  • mindestens 14 Stunden: € 12
  • mindestens 8 Stunden: € 6

Umzugskosten

Umzugskosten können nach speziellen Regelungen abgesetzt werden.

Dienstreisen

Liegt ein vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor, können folgende Aufwendungen abgezogen oder vergütet werden:

  • Übernachtungskosten (beispielsweise in Hotels)
  • Fahrtkosten mit € 0,30 pro gefahrenen Kilometer oder nachgewiesene Kosten (Flug, Bahn etc.)
  • Verpflegungsmehraufwendungen

Ausländische Arbeitnehmer

Auch ausländische Arbeitnehmer können in Deutschland Kosten einer doppelten Haushaltsführung geltend machen. Allerdings gibt es gewisse Einschränkungen.

  • Sofern der Hausstand im Heimatland beibehalten wird und die Familie im Ausland bleibt, muss der Arbeitnehmer zumindest einige Male im Jahr nach Haus reisen. Die notwendige Anzahl der Familienheimfahrten hängt von der Entfernung des Staates ab. In Europa dürfte eine gute Richtgröße sechs Heimfahrten pro Jahr betragen. Bei Staaten wie Australien, Indien oder anderen weiter entfernten Staaten mag eine Familienheimfahrt pro Jahr ausreichend sein.
  • Bei unverheirateten Arbeitnehmern oder Arbeitnehmern, die ihre Familien mit nach Deutschland gebracht haben, dürfte der Nachweis des Lebensmittelpunkts im Ausland deutlich schwerer fallen. Möglicherweise kommen hier in den ersten Monaten aber Regelungen zu Dienstreisen zu Anwendung, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber für eine gewisse Zeit abgeordnet wird.

Besteuerung beim Arbeitgeber

Grundsätzlich stellen die erstatteten Kosten für doppelte Haushaltsführung beim Arbeitgeber Betriebsausgaben dar. Das gilt unabhängig davon, ob die Erstattungen steuerfrei zu behandeln sind oder dem Lohnsteuerabzug unterliegen.

Der Arbeitgeber muss in solchen Fällen das Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung nachweisen können. Es ist zumindest bei nicht verheirateten Arbeitnehmern notwendig, dass dieser schriftlich bestätigt, dass er am Heimatort weiterhin seinen Hausstand unterhält.

Der Arbeitgeber kann die Umsatzsteuer aus der Erstattung entsprechender Aufwendungen vornehmen, wenn

  • tatsächlich entstandene Kosten erstattet werden,
  • ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen und
  • diese Rechnungen auf den Arbeitgeber ausgestellt sind und deutsche Umsatzsteuer ausweisen.

Ausländische Umsatzsteuer ist möglicherweise im Ausland erstattungsfähig.

 Employees can deduct costs connected to having two households from their taxable income if these costs are work-related. Alternatively, the employer may reimburse those expenses free of tax. If legal criteria for a double household are not met, costs for travelling and accommodation can be deducted in accordance with other rules, if work-related.


A double household is work-related if an employee

  • has his/her (main) household at one place,
  • is working at another place and
  • lives at the place of occupation.

An employee has the main household where his or her centre of life is. A married person has his or her centre of life where the spouse and the family stay. However, a single person can also have a double household if he or she keeps his/her centre of life at the home town. An employee keeps a centre of life in his or her home town if he or she stays there on a regular basis, if not working away or being on holidays.

Expenses for privately motivated double households are not tax-deductible. If an employer reimburses such expenses, the remunerations are subject to wage tax and social security contributions.

The following expenses are deductible or can be reimbursed:

Housing costs at place of occupation

The costs for a house or flat at the place of occupation or work are deductable. These are rents, associated costs, utility costs etc.

Costs can be deducted at full scale if the flat comprises of no more than 60 square meters. If the house or flat at the place of occupation/work more than 60 square meters, costs can only be deducted on a proportionate basis. 

Travelling expenses for going home

Travelling costs for one trip home per week with € 0.30 per kilometre for the distance between household and place of occupation are deductable or reimbursable. This means that in reality only € 0.15 for traveling there and back can be deducted. Alternatively, real costs for flights or trains can be deducted or reimbursed.

Daily allowance for costs of meals

In the first three months of being absent from his/her own household, the employee can deduct the following amounts:

  • absence of at least 24 hours: € 24
  • absence of at least 14 hours: € 12
  • absence of at least 8 hours:   € 8

Relocation expenses

Relocation expenses can be deductible if certain criteria are met.

Work-related trips

If there is a work-related temporary absence from home (business trip), the following expenses are deductible or reimbursable:

  • Accommodation (for example hotel)
  • Travelling costs with € 0.30 per travelled kilometre (for both going and returning)
  • Daily allowance for costs of meals

Foreign Employees

Foreign employees can deduct costs for double household for tax purposes. However, there are certain restrictions.

  • If the home abroad is kept and the family remains abroad, the employee has to travel home at least a few times a year. How often he or she travels home depends on how distant the home country is. In Europe there should be at least six trips home a year. To further destinations such as Australia, India or other long distance destinations, one trip home a year might be sufficient.
  • Singles or employees bringing their families to Germany might have much bigger problems to prove that their centre of life remains abroad. But, these employees might be able to deduct the above mentioned travelling expenses for the first months of their stay in Germany.

Taxation of employer 

Reimbursed expenses for double households are deductible as business expenses, regardless of the fact if reimbursements have been tax exempt or not.

The employer has to prove that the legal requirements of a double household are met. He/she has to document this. Singles or married employees bringing their families to Germany should at least give written confirmation that they keep up a household in their home town or home country which is the centre of life.

The employer can credit input-VAT against his own VAT if

  • actual costs have been reimbursed
  • invoices can be presented which are in line with legal requirements and
  • invoices show the employer as the recipient of the service and German VAT is shown on the invoice.

Foreign VAT might be refundable abroad.