Um in den Genuss des Vorsteuerabzugs oder einer Steuerfreiheit zu kommen, gibt es viele Pflichtangaben, welche in einer Rechnung enthalten sein müssen, um den Vorsteuerabzug bzw. die Steuerfreiheit zu erhalten.

Wurden Sie von Ihrem Buchhalter bzw. Ihrem Steuerberater auch schon nach korrigierten Rechnungen gefragt, da die Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen fehlerhaft waren? Oder wurde der Vorsteuerabzug bzw. die Umsatzsteuerfreiheit aufgrund einer Umsatzsteuerprüfung versagt?

In diesen Fällen ist es hilfreich, wenn schon bei der Rechnungserstellung (der Ausgangsrechnungen) bzw. beim Posteingang (Eingangsrechnungen) die Rechnungen auf Richtigkeit geprüft werden, um Nachfragen oder die Versagung des Vorsteuerabzuges bzw. der Umsatzsteuerfreiheit zu vermeiden. Werden bei der Rechnungserstellung Fehler festgestellt, können die Fehler schon vor Versand korrigiert werden, wodurch spätere Kundenanfragen nach korrigierten Rechnungen minimiert werden. Ähnliches gilt für Eingangsrechnungen, wo schon beim Posteingang auf die Anforderung einer korrigierten Rechnung hingewiesen werden kann. Im Falle einer fehlerhaften Eingangsrechnung hat man ggf. das Druckmittel, die Begleichung bis zum Eingang einer korrigierten (und damit richtigen) Rechnung zu verweigern. Ist die Rechnung erst gezahlt, ist es teilweise schwer, den Rechnungsaussteller dazu zu bringen, die Rechnung zu korrigieren.

Eine fehlerhafte oder unvollständige Ausgangsrechnung kann zur Versagung der Umsatzsteuerfreiheit und eine fehlerhafte oder unvollständige Eingangsrechnung zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. In beiden Fällen würden fehlerhafte Rechnungen zu einer höheren Gesamtsteuerbelastung führen. Das heißt, man gibt dem Staat mehr Geld als nötig.

Kommen wir nun  zu den im Blogbeitrag „Rechnungslegung – oder welche Angaben in einer Rechnung stehen müssen“ genannten Spezialfällen, in denen die Rechnungsangaben von den Standartrechnungen abweichen:

1. Nicht steuerbare Umsätze

Nicht steuerbare Umsätze sind Umsätze, bei denen der Leistungsort im Drittland gelegen ist und der Kunde ein Unternehmer ist.

In diesem Fall ist nur der Entgeltbetrag anstelle der Angaben zu 7. und 8. aus dem oben genannten Blogbeitrag anzugeben. Zusätzlich sind folgende Angaben sinnvoll:

– „Nicht steuerbare Lieferung“ für Lieferungen

– „Nicht steuerbare sonstige Leistung“ für sonstige Leistungen

Zu empfehlen ist in beide Fällen, den Ort der Lieferung bzw. Leistung auf der Rechnung zu nennen.

Beispiele für solche nicht steuerbaren Umsätze sind:

– Verkauf von Messewaren bei einer Messe in der Schweiz.

– Bauarbeiten an einem Bauwerk auf einem Schweizer Grundstück.

 

2. Steuerfreie Umsätze

a) Steuerfreie innerdeutsche sonstige Leistung

In diesem Fall ist nur der Entgeltbetrag anstelle der Angaben zu 7. und 8. aus dem oben genannten Blogbeitrag anzugeben. Zusätzlich ist die Angabe der Steuerbefreiung notwendig (§ 4 UStG mit der zutreffenden Nummer).

Beispiel hierfür wären Heilbehandlungen von Ärzten (§ 4 Nr. 14 UStG)

b) Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen

In diesem Fall ist nur der Entgeltbetrag anstelle der Angaben zu 7. und 8. aus dem oben genannten Blogbeitrag anzugeben. Zusätzlich ist die Angabe der Steuerbefreiung (§ 4 Nr. 1b UStG) sowie die Angabe der eigenen USt-ID und auch der USt-ID des Kunden notwendig. Außerdem benötigt man eine Gelangensbestätigung, d.h. es wird ein ein Nachweis benötigt, dass der betreffende Gegenstand in einem anderen EU-Land angekommen ist.

Beispiel hierfür ist eine Lieferung einer Maschine nach Frankreich.

Bei innergemeinschaftlichen Erwerben werden die gleichen Rechnungsangaben benötigt.

c) Steuerfreie innergemeinschaftliche sonstige Leistungen

In diesem Fall ist nur der Entgeltbetrag anstelle der Angaben zu 7. und 8. aus dem oben genannten Blogbeitrag anzugeben. Zusätzlich ist der Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger anzugeben (Reverse Charge-Verfahren). Ferner ist die Angabe der eigenen USt-ID und auch der USt-ID des Kunden notwendig.

Beispiel hierfür ist eine Programmentwicklung für einen spanischen Kunden.

In Fällen der Eingangsrechnungen im Sinne des Reverse Charge-Verfahren sind die gleichen Angaben notwendig.

d) Steuerfreie Ausfuhrlieferung

In diesem Fall ist nur der Entgeltbetrag anstelle der Angaben zu 7. und 8. aus dem oben genannten Blogbeitrag anzugeben. Zusätzlich ist die Angabe der Steuerbefreiung (§ 4 Nr. 1a UStG) notwendig.  Weiterhin benötigt man einen belegmäßigen Ausfuhrnachweis.

Beispiel hierfür ist eine Lieferung an einen norwegischen Privatmann.

 

3. Kleinstbetragsrechnungen

Dies sind Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von € 150,00 nicht überschreiten. Folgende Rechnungsangaben müssen in diesem Fall berücksichtigt werden:

– Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

– Ausstellungsdatum

– Menge und Art der gelieferten Gegenstände und/oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

– Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe

– Steuersatz oder Steuerbefreiung

Im Falle unterschiedlicher Steuersätze ist die Summe aus Entgelt und Steuerbetrag für jeden Steuersatz separat auszuweisen (inkl. Angabe des Steuersatzes).

Ein Sonderfall sind Fahrausweise mit ermäßigten Steuersatz. Hier ist die Angabe des Steuersatzes nicht notwendig.

4. Gutschriften

Hierzu wird auf den Blogbeitrag „Umsatzsteuer: Die „neue“ Gutschrift“ verwiesen.

 

Wir empfehlen daher, bei Ausgangsrechnungen schon bei der Erstellung auf Fehler zu achten und bei fehlerhaften oder unvollständigen Eingangsrechnungen korrigierte Rechnungen anzufordern, um eine höhere Gesamtsteuerbelastung zu vermeiden. Sollten Sie bei Rechnungen nicht sicher sein, fragen Sie Ihren steuerlichen Berater.