Im Geschäftsverkehr durften elektronische Rechnungen bisher nicht als einfache PDF-Dateien versandt werden, wenn sie an einen Geschäftskunden gerichtet waren. Die Rechnungen mussten entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder im Rahmen eines EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) versendet werden. Beide Verfahren sind technisch anspruchsvoll und werden deshalb fast ausschließlich von größeren Unternehmen genutzt.

Sofern die Anforderungen an eine digitale Rechnung nicht erfüllt waren, konnten die Rechnungsempfänger keine Vorsteuerabzug geltend machen. Ab dem 01.07.2011 soll dies anders werden (sein?). Elektronische Rechnungen sollen Papierrechnungen gleichgestellt werden. Damit können zukünftig Rechnungen per E-Mail, als PFD- oder Textdatei, im EDI-Verfahren, als Web-Download, als DE-Mail, als E-Postbrief, per Compter-Telefax oder Fax-Server oder im Wege des Datenträgeraustausches übermittelt werden. Nach den Ausführungen des Bundesfinanzministeriums wird die Weiterverwendung bisheriger Signatur- oder EDI-Verfahren ausdrücklich zugelassen. Für Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen versenden oder empfangen, werden sich keine Änderungen ergeben.

Allerdings müssen verschiedene rechtliche Anforderungen beachtet werden. Damit ist der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger an Voraussetzungen geknüpft:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung: Die Identität des Rechnungsausstellers muss zweifelsfrei sein.
  • Unversehrtheit des Inhaltes: Diese ist gewährleistet, wenn die geforderten Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert werden können.
  • Lesbarkeit: Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.
  • Angabe aller gesetzlichen Pflichtangaben: In Betriebsprüfungen stellt dieser Punkt häufig großes Streitpotential dar, wenn Unternehmen unvollständige Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern akzeptiert haben.

Übrigens, die Voraussetzungen müssen auch bei Vorlage einer Papierrechnung gegeben sein.

Hinweis: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt grundsätzlich die Zustimmung des Rechnungsempfängers voraus, beispielsweise durch Zustimmungserklärung oder Anerkennung entsprechender Klauseln in den AGB. Es reicht aber auch aus, wenn der Rechnungsempfänger die Zustimmung stillschweigend erteilt, beispielsweise durch Bezahlung der Rechnung.

Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, muss er ein innerbetriebliches Kontrollverfahren haben, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt. Hierbei sind insbesondere folgende Prüfungshandlungen von Bedeutung:

  • Ist die Rechnung in ihrer Substanz korrekt, d.h. wurden Leistungen tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht?
  • Hat der Rechnungsaussteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch?
  • Stimmen die Angaben zum Rechnungsabsender, so beispielsweise die Bankverbindung?

Dies sind Prüfungsschritte, die bei jeder Rechnungseingangskontrolle sowieso durchgeführt werden sollten. Deshalb brauchen gut organisierte Unternehmen eigentlich überhaupt nichts umzustellen. Es ist aber zu empfehlen, dass Unternehmen das Verfahren als solches in einem Qualitätsmanagement-Handbuch oder in einer anderen Form dokumentieren. Das Kontrollverfahren muss nicht EDV-gestützt sein.

Hinweis: In der Praxis stellen wir immer wieder fest, dass in kleineren Unternehmen auf das Vorhandensein aller gesetzlichen Pflichtangaben nicht im ausrechenden Maß geachtet wird. Dies gilt insbesondere für Rechnungen, die aus dem Ausland kommen. Darauf sollten Unternehmen, die auf elektronische Rechnungen umstellen, besonders achten. Durch die Prüfung digitaler Unterlagen wird es der Finanzverwaltung in Zukunft sehr leicht fallen, fehlende Rechnungsangaben zu lokalisieren.

Ein verlässlicher Prüfpfad erfordert in der Regel auch den Abgleich des Rechnungsinhaltes mit Bestellung, Auftrag oder Vertrag und ggf. dem Lieferschein.

Die elektronischen Rechnungen müssen in einem elektronischen Format (digital als E-Mail ggf. mit Anhängen, als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufbewahrt werden. Bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchungsführungssysteme (GoBS) entsprechen. Außerdem müssen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDBdU) eingehalten werden.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht, in der Regel 10 jahre lang, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Hinweis: Rechnungen sind auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderung mehr zulässt. Hierzu gehören beispielsweise einmal beschreibbare CDs und DVDs. Die Aufbewahrung allein in Form eines Papierausdruckes ist nicht zulässig!

Weitere Informationen finden Sie im Frage-Antworten-Katalog des BMF.