In zwei vorangegangen Artikeln haben wir die politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Vereinfachungsregelungen bei der Erstellung elektronischer Rechnungen dargestellt. In diesem Beitrag werden wir einige Hinweise zur Wirtschaftlichkeit einer solchen Maßnahme darstellen.
Grundsätzlich stellt der Papierversand von Rechnungen sowohl beim Rechnungsaussteller wie bei Rechnungsempfänger einen erheblichen Kostenfaktor dar. Auf Seiten des Rechnungsausstellers stellen Papierverbrauch, Druckkosten und Porti direkte Kosten dar. Gleichzeitig verursacht die Archivierung von Papierrechnungen erhebliche Aufbewahrungskosten.
Aber auch auf Seiten des Rechnungsempfängers sind die Kosten erheblich. In der Regel werden Kopien für die Mitarbeiter der Rechnungseingangskontrolle erstellt. Außerdem sind die Rechnungsinhalte meist manuell in die Finanzbuchhaltung und andere Systeme (z.B. Zahlungsverkehrssysteme) aufzunehmen. Damit treten Kosten und Verzögerungen in der Bearbeitung ein. Außerdem sind manuelle Prozessschritte immer fehleranfällig. Die Fehlerbeseitigung wiederum verursacht weitere Zusatzkosten.
Durch einen geeigneten Austausch von Rechnungsdaten lassen sich Kosten senken und die Fehleranfälligkeit erheblich mindern. Und außerdem führt der Versand elektronischer Rechnungen zur Eindämmung von Umweltbelastungen, die sich beim Papierversand aus dem Materialverbrauch und Transport ergeben.
Allerdings erfordert eine Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse viele Anforderungen auf rechtlicher, technischer und organisatorischer Ebene. Außerdem müssen spezielle Bedürfnisse von Geschäftspartnern hinsichtlich der Verwendung bestimmter Daten- und Rechnungsformate berücksichtigt werden.
Für Unternehmen mit einer größeren Zahl von Eingangs- und oder Ausgangsrechnungen dürfte eine Umstellung allerdings nachhaltig wirtschaftliche Vorteile bringen. Im Zweifel wird es sich sogar lohnen, elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur oder im EDI-Verfahren zu versenden. Insoweit können alle manuellen Prüfungsschritte hinsichtlich der Echtheit des Rechnungsabsenders und der Unversehrtheit der Rechnungsinhalte deutlich reduziert und durch automatische Prüfungsroutinen ersetzt werden.
Es stellt sich gerade für kleinere Unternehmen die Frage nach den einzusetzenden Systemen. Nach den uns vorliegenden Informationen setzen Unternehmen, die auf der Rechnungseingangs- und/oder -ausgangsseite bereits heute mit elektronischen Rechnungen arbeiten, überwiegend externe Dienstleister ein. Deren Aufgaben umfassen u.a.:
- Prüfen der Signatur
- Signieren
- Umwandlungen bei Verwendung unterschiedlicher Formate
- Rechnungsversand
- Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Ob ein und ggf. welches System eingesetzt werden soll, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- Anzahl der Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen
- Rechnungsempfänger sind Unternehmer oder nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Personen (insbesondere Privatpersonen)
- Kosteneinsparungspotential
- Organisationsgrad des Unternehmens
- Wille, interne Unternehmensprozesse umzustellen
- Möglichkeit, Geschäftspartner vom Sinn einer entsprechenden Maßnahme zu überzeugen
Sehr ausführliche Untersuchungen mit der Darstellung von Praxisfällen finden Sie auf der Website der ibi research an der Universität Regensburg.
Wie immer. Das Bundesfinanzministerium formuliert als „Erstgesetzgeber“ Gesetzestexte, die einer Vielzahl von Auslegungen zugänglich ist. Und dann lässt es den armen Rechtsanwender allein. Und dieser trägt das volle Risiko, wenn sich im Nachgang herausstellt, dass man die mystischen Worte der Finanzbürokratie falsch verstanden hat. Rechtsstaatlich natürlich untragbar; aber wen interessiert das schon?
Und genauso ist das mit der elektronischen Rechnung: Tausende von Fragen zu einer nicht selbsterklärenden Neuregelung. Und das BMF schweigt. Nun fordert der Deutsche Steuerberater Verband Klarstellung:
„Spätestens seit Verkündung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 steht eine Konkretisierung der Finanzverwaltung zur Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung aus. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hatte sich zu dieser Thematik bereits im April vergangenen Jahres in einem Frage-Antwort-Katalog zu verschiedenen Inhalten klar geäußert. Dieser steht jedoch auf der Webseite des Ministeriums nicht länger als Download zur Verfügung. Der nunmehr auf Grundlage dieses Katalogs verfasste Entwurf eines einführenden BMF-Schreibens lässt – ursprünglich bereits beantwortete – Fragen offen und erlaubt damit erneut großen Interpretationsspielraum.
Der DStV fordert daher dringend weitere Klarstellung, um Rechtsunsicherheiten sowohl auf Mandanten- als auch Beraterseite von vornherein entgegenzuwirken. Ein wesentliches Anliegen ist hierbei, bereits bestehende Unsicherheiten, beispielsweise im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Rechnungen, die per Email-Anhang empfangen werden, zu beseitigen. Zugleich weist der DStV in seiner Eingabe S 2/12 auf fehlende Klarstellungen zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen als Papierausdruck sowie auf überschreibbaren Medien hin. Die bislang im BMF-Schreiben formulierten Regelungen zur Aufbewahrung von Online-Fahrausweisen sind ebenfalls gegenwärtig nicht ausreichend und bedürfen weiterer Erläuterungen.
Dessen ungeachtet ist die technologieneutrale Auslegung der gesetzlichen Regelung im Hinblick auf den fortwährend technologischen Fortschritt zu begrüßen. Demgemäß hatte der DStV bereits in seinen vorangegangenen Stellungnahmen zum Referenten- und Gesetzentwurf eines Steuervereinfachungsgesetzes 2011 die positiven Auswirkungen einer Gleichstellung von Papier- und Onlinerechnung betont.
StBdirekt-Nr. 012706“