In zwei vorangegangen Artikeln haben wir die politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Vereinfachungsregelungen bei der Erstellung elektronischer Rechnungen dargestellt. In diesem Beitrag werden wir einige Hinweise zur Wirtschaftlichkeit einer solchen Maßnahme darstellen.

Grundsätzlich stellt der Papierversand von Rechnungen sowohl beim Rechnungsaussteller wie bei Rechnungsempfänger einen erheblichen Kostenfaktor dar. Auf Seiten des Rechnungsausstellers stellen Papierverbrauch, Druckkosten und Porti direkte Kosten dar. Gleichzeitig verursacht die Archivierung von Papierrechnungen erhebliche Aufbewahrungskosten.

Aber auch auf Seiten des Rechnungsempfängers sind die Kosten erheblich. In der Regel werden Kopien für die Mitarbeiter der Rechnungseingangskontrolle erstellt. Außerdem sind die Rechnungsinhalte meist manuell in die Finanzbuchhaltung und andere Systeme (z.B. Zahlungsverkehrssysteme) aufzunehmen. Damit treten Kosten und Verzögerungen in der Bearbeitung ein. Außerdem sind manuelle Prozessschritte immer fehleranfällig. Die Fehlerbeseitigung wiederum verursacht weitere Zusatzkosten.

Durch einen geeigneten Austausch von Rechnungsdaten lassen sich Kosten senken und die Fehleranfälligkeit erheblich mindern. Und außerdem führt der Versand elektronischer Rechnungen zur Eindämmung von Umweltbelastungen, die sich beim Papierversand aus dem Materialverbrauch und Transport ergeben.

Allerdings erfordert eine Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse viele Anforderungen auf rechtlicher, technischer und organisatorischer Ebene. Außerdem müssen spezielle Bedürfnisse von Geschäftspartnern hinsichtlich der Verwendung bestimmter Daten- und Rechnungsformate berücksichtigt werden.

Für Unternehmen mit einer größeren Zahl von Eingangs- und oder Ausgangsrechnungen dürfte eine Umstellung allerdings nachhaltig wirtschaftliche Vorteile bringen. Im Zweifel wird es sich sogar lohnen, elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur oder im EDI-Verfahren zu versenden. Insoweit können alle manuellen Prüfungsschritte hinsichtlich der Echtheit des Rechnungsabsenders und der Unversehrtheit der Rechnungsinhalte deutlich reduziert und durch automatische Prüfungsroutinen ersetzt werden.

Es stellt sich gerade für kleinere Unternehmen die Frage nach den einzusetzenden Systemen. Nach den uns vorliegenden Informationen setzen Unternehmen, die auf der Rechnungseingangs- und/oder -ausgangsseite bereits heute mit elektronischen Rechnungen arbeiten, überwiegend externe Dienstleister ein. Deren Aufgaben umfassen u.a.:

  • Prüfen der Signatur
  • Signieren
  • Umwandlungen bei Verwendung unterschiedlicher Formate
  • Rechnungsversand
  • Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Ob ein und ggf. welches System eingesetzt werden soll, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

  • Anzahl der Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen
  • Rechnungsempfänger sind Unternehmer oder nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Personen (insbesondere Privatpersonen)
  • Kosteneinsparungspotential
  • Organisationsgrad des Unternehmens
  • Wille, interne Unternehmensprozesse umzustellen
  • Möglichkeit, Geschäftspartner vom Sinn einer entsprechenden Maßnahme zu überzeugen

Sehr ausführliche Untersuchungen mit der Darstellung von Praxisfällen finden Sie auf der Website der ibi research an der Universität Regensburg.