Verträge bilden immer den juristischen Rahmen für wirtschaftliche Sachverhalte. Und damit haben sie immer eine steuerliche Dimension. Am 16.05.2011 haben wir hierzu einen Einführungsartikel veröffentlich, in dem wir einige Grundsätze darlegen. Heute beschäftigen wir uns mit Dauerverträgen und Umsatzsteuerklauseln.

Unternehmen gehen häufig Verträge mit langer Laufzeit ein. Dies sind typischerweise Miet- und Pachtverträge, Beratungsverträge, Wartungsverträge und ähnliche Verträge, für die regelmäßig feste Vergütungen vereinbart werden. Für die Vertragsparteien ist es interessant, monatlich oder quartalsmäßig keine gesonderte Rechnung erstellen zu müssen. In der Praxis werden bei diesen Vertragstypen auch keine gesonderten Rechnungen gestellt.

Für den Leistungsempfänger, also beispielsweise den Mieter oder Kunden eines Dienstleistungsunternehmens, birgt dies allerdings ein steuerliches Risiko. Er kann nämlich die vereinbarte Umsatzsteuer nur dann als Vorsteuer abziehen, wenn eine ordnunsgemäße Rechnung vorliegt. Aber gerade solche werden bei diesen Vertragstypen nicht laufend erstellt.

Das steuerliche Risiko kann man umgehen, wenn man eine richtig gestaltete Umsatzsteuerklausel in den Vertrag aufnimmt. Dieser muss alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Das heißt, dass unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens, Brutto- und Nettobetrag des Entgeltes, der Umsatzsteuersatz und -betrag angegeben werden müssen. In diesem Fall kann der Vertrag eine regelmäßig zu erstellende Rechnung ersetzen. Ist der Zeitraum der Leistung nicht dem Vertrag zu entnehmen, reicht es aus, wenn sich aus Zahlungsbelegen, zum Beispiel aus Überweisungsaufträgen der Zeitraum ergibt, für den die Zahlung erfolgt.

Beispiel: Miete und Nebenkosten März 2011

Die Analyse vieler älterer Verträge zeigt, dass diese Verträge von den vorgenannten Vorgaben zum Teil erheblich abweichen. Gerade in älteren Verträgen stehen Klauseln wie:

Die Miete versteht sich sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer

Diese Klausel ist natürlich keinesfalls ausreichend. Ein Betriebsprüfer, der beim Leistunsgempfänger prüft, kann den Vorsteuerabzug versagen. Natürlich lässt sich dies durch nachträgliche Rechnungstellung heilen. Allerdings entstehen hieraus manchmal gewisse steuerliche Risiken. Auf jeden Fall ergeben sich bei beiden Vertragspartnern erhebliche administrative Zusatzbelastungen, wie die Erstellung und Verbuchung von Rechnungen und ggf. die Änderung von Umsatzsteuervoranmeldung und -erklärungen.

Es wäre auf jeden Fall deutlich unproblematischer und kostengünstiger gewesen, den Vertrag mit einer sachgerechten Umsatzsteuerklausel zu versehen. Unternehmen sollten alle Dauerverträge, in denen umsatzsteuerpflichtige Leistungen vereinbart wurden, auf steuerliche Risiken hin zu überprüfen.

Weiteres finden Sie im Leitfaden Online-Recht von Hamburg@work.