Man sollte meinen, dass das Thema Steuerzahlungen einfach ist, wenn man diese fristgerecht und vollständig an die Finanz- oder Steuerkasse überweist. Das ist aber nicht immer der Fall. Es gibt einige Dinge, die Unternehmen wie Privatpersonen in diesem Zusammenhang beachten müssen, um ärgerlichen Berichtigungs- und Klarstellungsaufwand zu vermeiden.

In der Folge stellen wir einige grundsätzliche Überlegungen kurz dar.

Organisation der Finanzverwaltung

Grundsätzlich ist für alle Steuern, die veranlagt werden, die Veranlagungsstelle zuständig. Zahlungen werden aber an die Finanz- oder Steuerkasse gerichtet. Daneben gibt es weitere Stellen wie die Vollstreckungsstellen, Betriebsprüfungsstellen und -dienste, Buß- und Strafsachenstellen etc. Die Kommunikation innerhalb dieser Stellen läuft nicht immer reibungslos. Deshalb sollte man darauf achten, welche Stelle gerade mit dem anhängigen Fall befasst ist.

Fragen zu Steuerzahlungen sind vorrangig an die Finanz- oder Steuerkasse zu richten. Für Nachfragen zur Steuerfestsetzung ist in der Regel die zuständige Veranlagungsstelle zuständig. Um lästige Weiterverweisungen zu vermeiden, sollte man sich immer vorrangig an die für den jeweiligen Vorgang zuständige Stelle wenden.

Besondere Zuständigkeiten

Das Finanzamt ist nicht für alle Steuern zuständig. Einfuhrumsatzsteuer und Verkehrssteuern wie die Energie- oder Tabaksteuer werden von den Zollämtern festgesetzt und erhoben. Und natürlich haben auch diese unterschiedliche Stellen. Nachfragen in diesem Bereich sind regelmäßig an das zuständige (Haupt-)Zollamt zu stellen.

Eine Besonderheit ist die Gewerbesteuer. In vielen Flächenstaaten werden die Besteuerungsgrundlagen (Gewerbsteuermessbescheid) vom Finanzamt festgesetzt. Die Steuer aber wird von den jeweiligen Gemeinden festgesetzt und erhoben. Man erhält also vom Finanzamt den Gewerbesteuermessbescheid, während man von der zuständigen Gemeinde die dazu gehörigen Gewerbesteuer- oder Gewerbesteuervorauszahlungsbescheide erhält. Fragen zur Steuerfestsetzung sind also an das Finanzamt zu richten, Fragen zur Zahlung an die zuständige Gemeindestelle. Allerdings gilt diese Organisationsform nicht in allen Ländern. In Hamburg beispielsweise sind die Finanzämter alleine für die Festsetzung und Erhebung der Steuer zuständig.
Ähnliches gilt übrigens auch für die Grundsteuer.

Steuerzahlungen

Der Begriff Steuerzahlung scheint eigentlich eindeutig. Allerdings gibt es in der Praxis sehr häufig Aufrechungen, wenn ein Steuerpflichtiger gleichzeitig Steuerforderungen und -verbindlichkeiten hat. Dann wird beispielsweise schnell einmal das Umsatzsteuerguthaben mit einer Körperschaftsteuerschuld verrechnet. In diesem Fall muss das Finanzamt, genauer die Finanz- oder Steuerkasse, eine Umbuchungsmitteilung versenden. Das Aussehen dieser Mitteilung ist optisch sehr schlicht. In der Regel handelt es sich um einen standardmäßigen EDV-Ausdruck ohne Unterschrift. Diese Schlichtheit sollte aber niemanden dazu verleiten, dieses Papier einfach zu ignorieren und ungelesen abzuheften oder gar wegzuwerfen. Es hat nämlich rechtliche und tatsächliche Wirkungen.

Sofern der Aufrechnung nicht widersprochen wird, sind in der Praxis zwei Quasi-Zahlungen erfolgt. Der Steuerpflichtige hat eine (Teil-)Steuerverbindlichkeit beglichen während das Finanzamt sich eines Rückforderungsanspruches des Steuerpflichtigen entledigt hat. Das ist häufig aus Sicht des Steuerpflichtigen aber nicht gewollt.

Beispiel: Das Finanzamt hat aus Sicht des Steuerpflichtigen eine unberechtigte Einkommensteuer von € 10.000 festgesetzt. Hiergegen hat der Steuerberater Einspruch eingelegt und die Aussetzung der Vollziehung beantragt. Gleichzeitig hat der Steuerpflichtige ein unbestrittenes Umsatzsteuerguthaben von € 12.000, dass der Steuerpflichtige aus liquiditätstechnischen Gründen unbedingt und schnell benötig. Er erhält von der Steuerkasse eine Umbuchungsmitteilung, die der Steuerpflichtige ungelesen abheftet, in der die Einkommensteuerschuld mit dem Umsatzsteuerguthaben verrechnet wird. Nach einigen Wochen stellt er dann fest, dass ihm das Finanzamt lediglich den Differenzbetrag von € 2.000 überwiesen hat. Dies führt dazu, dass plötzlich ein Liquiditätsloch von € 10.000 entsteht.

Dieses Ergebnis wäre einfach zu vermeiden gewesen. Ein Steuerpflichtiger kann innerhalb von sechs Wochen der Aufrechnung widersprechen. In der Regel darf das Finanzamt dann auch nicht aufrechnen.

In vielen Unternehmen werden Umbuchungsmitteilungen ebenfalls ignoriert. Dann darf man sich nicht wundern, dass die Steuerforderungs- und -verbindlichkeitskonten nicht stimmen. Es bleiben Steuerforderungen und -verbindlichkeiten auf den Konten offen, obwohl diese durch die Aufrechnung bereits längst getilgt wurden. Man muss also die Umbuchungsmitteilungen verbuchen. Diese sind ganz reguläre Buchungsbelege. Tut man dies nicht, steigt der Abstimmungsaufwand spätestens bei der Jahresabschlusserstellung erheblich. Das kann viel Zeit und Geld kosten. In der Vergangenheit haben sich Bilanzexperten und Steuerberater in Fällen mit einer Vielzahl von Verrechnungen dann immer mit dem unverdichteten Kontoauszug gerettet. Diesen kann man bei der Finanz- oder Steuerkasse anfordern. Er zeigt für alle Steuerarten und noch änderbaren Jahre alle Zahlungs- und Umbuchungsvorgänge. Allerdings ist das Anfordern entsprechender Kontoauszüge inzwischen gebührenpflichtig. All das kann man vermeiden, wenn man Umbuchungsmitteilung ordnungsgemäß verbucht.

Hinzuweisen ist noch darauf, dass man seit diesem Jahr über ein Online-Portal der Finanzverwaltung eine Steuerkontenabfrage durchführen kann.

Weitere Hinweise zur Steuerzahlung

Häufig werden bei Überweisungen unzureichende Angaben auf Überweisungsträgern oder ähnlichem gemacht. Das kann unangenehme Folgen haben. Kann die Steuer- oder Finanzkasse die Zahlung überhaupt nicht zuordnen, parkt sie diese erst einmal auf einem Sammelkonto unbestimmt. In der Regel wird die Steuer- oder Finanzkasse auch keine Nachforschungen anstellen, für wen Steuerzahlungen erfolgt sind oder um welche Steuern es sich handelt. Der Steuerpflichtige wundert sich dann nach einigen Wochen, dass er eine Mahnung von der Kasse erhält, obwohl die Zahlung bereits erfolgt ist.

Häufig wird auf Überweisungsträgern auch die exakte Angabe der Steuerart oder Zeitraumes vergessen. In diesem Fall werden die Zahlungen nach einer gesetzlich festgelegten Reihenfolge verbucht. Das ist oft aber nicht gewollt. Auch so bleiben dann Beträge offen, von denen man meint, sie längst bezahlt zu haben.

Auf einem Überweisungsträger ist grundsätzlich folgendes anzugeben:

  • Steuernummer (oder im Ausnahmefall auch Aktenzeichen)
  • Steuerart
  • Zeitraum

Beispiel: StNr: xyz / Umsatzsteuer / 02/2012

Für Privatpersonen oder Unternehmen, die Aufgaben wie Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und/oder die Erstellung von Steuererklärungen auf ihren Steuerberater übertragen haben, ist es empfehlenswert, diesem eine Empfangsvollmacht zu erteilen. Damit gehen Steuerbescheide und Umbuchungsmitteilungen automatisch an ihn. Er kann diese prüfen und gleich entscheiden, ob und wie entsprechende Dokumente weiterverarbeitet werden müssen.

Hinweis: An dieser Stelle sei noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass man Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte immer unverzüglich an den Steuerberater weiterleiten sollte. Dieser kann dann die Richtigkeit der Dokumente prüfen. In der Regel beträgt die Rechtsbehelfsfrist einen Monat. Nach Fristablauf können viele Steuerbescheide nur noch in Ausnahmefällen angefochten werden.