Wenn umsatzsteuerliche Unternehmer Umsätze, welche zum Vorsteuerabzug berechtigen, und gleichzeitig Umsätze erzielen, welche den Vorsteuerabzug ausschließen, gibt es oft Streit mit dem Finanzamt über die Höhe des Vorsteuerabzuges. Grund hierfür ist häufig die fehlende Abbildung der Vorsteueraufteilung schon in der Buchhaltung und damit eine nicht sachgerechte Berücksichtigung im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Eine spätere Ermittlung und Geltendmachung der abzugsfähigen Vorsteuerbeträge im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung führt zu Abweichungen zwischen den Voranmeldungen und der Jahreserklärung und somit häufig zu Rückfragen des Finanzamtes.

Das Umsatzsteuersystem ist grundsätzlich ein steuerneutrales System, welches ausschließlich den Endverbrauch besteuern soll. Aus diesem Grunde sind Vorsteuerbeträge aus Eingangsleistungen im ersten Schritt, soweit dieses möglich ist, den Ausgangsumsätzen des Unternehmers (zum Vorsteuerabzug berechtigend bzw. nicht) direkt zuzuordnen. Die Zuordnung der Eingangsleistungen zu den steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Ausgangsumsätzen eines Unternehmers nimmt der Unternehmer durch die individuelle Verwendungsabsicht vor (vgl. A15.12 Abs. 1 Satz 7 UStAE). Daher sollte jeder Unternehmer bereits im Rahmen der Finanzbuchhaltung bzw. der Umsatzsteuervoranmeldungen die Entscheidung durch Berücksichtigung des Vorsteuerabzuges zum Ausdruck bringen. Diese Entscheidungen dürfen natürlich nicht willkürlich sein und sollten daher in Zweifelsfällen mit entsprechenden Vermerken auf den Rechnungen dokumentiert werden.

Sofern eine solche Zuordnung durch den Unternehmer nicht möglich ist bzw. nicht eindeutig vorgenommen werden kann, ist im weiteren eine Aufteilung des Vorsteuerabzuges im Sinne des § 15 Abs. 4 UStG vorzunehmen. Diese Aufteilung hat im Wege einer sachgerechten Schätzung zu erfolgen. Zu beachten ist, dass dabei eine Aufteilung nach dem sog. Umsatzschlüssel erst als letzter Aufteilungsmaßstab zu verwenden ist (vgl. EUGH vom 8.11.2012 – C-511/10, BCL Baumarkt und EUGH vom 9.6.2016 – C-332/14, Wolfgang und Dr. Wilfried Rey Grundstücksgemeinschaft). Das Finanzamt legt häufig den Umsatzschlüssel zugrunde, weil dieser am einfachsten zu ermitteln ist – und zu einem aus fiskalischer Sicht – günstigen Ergebnis führt. Der Umsatzschlüssel ist aber nur anzuwenden, wenn eine andere wirtschaftliche Zurechnung der Vorsteuerbeträge nicht möglich ist.

Daher ist bereits frühzeitig zu überlegen, ob ein Vorsteueraufteilungsschlüssel z.B. nach Zeitaufwand oder nach dem Verhältnis der direkt zuordenbaren Aufwendungen angewendet werden kann. Dies kann in vielen Fällen zu einem höheren Vorsteuerabzug führen und somit den Unternehmer entlasten.

Wichtig dabei ist, dass der Aufteilungsschlüssel (sachgerechte Schätzung) dokumentiert wird und ohne willkürliche Entscheidungen ermittelt werden kann. Auch ist bei unverändertem Unternehmensverlauf ein einmal gewählter Aufteilungsschlüssel beizubehalten.

Es lohnt sich in vielen Fällen, einen solchen Aufteilungsschlüssel präzise zu entwickeln und zu versuchen, diesen gegenüber dem Finanzamt durchzusetzen.

Hierfür empfehlen wir stets die Unterstützung eines steuerlichen Beraters.